Ενημέρωση πελατών για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων από την εταιρεία VIAMAR ΙΙ Α.Ε.
Υπεύθυνος Επεξεργασίας
Η εταιρεία «VIAMAR II Γενικές και Τουριστικές Επιχειρήσεις A.E.» (στο εξής «η Εταιρεία»), που εδρεύει στην Αθήνα, Αγίας Άννης 7 με Τ.Κ. 11855 και τηλέφωνο επικοινωνίας 2103486600, επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των πελατών της προκειμένου να τους παρέχει τις υπηρεσίες της.
Η παρούσα πολιτική καθορίζει τις αρχές που εφαρμόζονται από την Εταιρεία κατά την επεξεργασία των δεδομένων αυτών (κατηγορίες, νομική βάση, σκοπός, μέτρα προστασίας, δικαιώματα κλπ) και έχει σαν στόχο να ενημερώσει τα υποκείμενα για την επεξεργασία. Κατά καιρούς η παρούσα πολιτική ενδέχεται να μεταβάλλεται/τροποποιείται και η εκάστοτε ισχύουσα μορφή της θα βρίσκεται αναρτημένη στην ιστοσελίδα της Εταιρείας μας και θα φέρει ημερομηνία εφαρμογής.
Διαβεβαιώνουμε τους πελάτες μας ότι όλες οι πληροφορίες που συλλέγουμε και τους αφορούν, αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικές και χρησιμοποιούνται αποκλειστικά και μόνο για τον νόμιμο σκοπό που συλλέχθηκαν, καθώς και ότι μείς λαμβάνουμε όλα τα αναγκαία τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, ώστε να εξασφαλίσουμε την ασφάλεια των πληροφοριών που συλλέγουμε.
Ποιες κατηγορίες δεδομένων συλλέγουμε και τηρούμε ως υπεύθυνοι επεξεργασίας
Επεξεργαζόμαστε τις κάτωθι κατηγορίες προσωπικών δεδομένων (συνολικά ή μέρος αυτών, κατά περίπτωση ανάλογα με το είδος της υπηρεσίας που παρέχουμε) των πελατών μας:
- προκειμένου για φυσικά πρόσωπα: Βασικά στοιχεία αναγνώρισης και επικοινωνίας (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνα, ηλεκτρονικές διευθύνσεις, ΑΦΜ, ΔΟΥ, ΑΔΤ), υπογραφή, εκκαθαριστικά( για τη διαχείριση της μισθωτικής σχέσης και κράτησης), διαβατήριο, αριθμός κυκλοφορίας ΙΧ( σε περίπτωση που δοθεί αυτοκίνητο αντικατάστασης – αφορά στους πελάτες του συνεργείου-),στοιχεία υπεύθυνης δήλωσης για τη μεταβίβαση ΙΧ (αφορά στους πελάτες της έκθεσης), αντίγραφο διπλώματος ( εάν δοθεί αυτοκίνητο αντικατάστασης και για την χρήση της υπηρεσίας rent a car), εξουσιοδότησης για αλλαγή άδειας ( εάν γίνει αλλαγή σε αέριο και ως Υπεύθυνη Επεξεργασίας δεδομένων πελατών της Rent a Car), στοιχεία υπεύθυνης δήλωσης (για αποζημίωση από ασφαλιστική εταιρεία και για πιθανούς πελάτες έκθεσης).
- προκειμένου για ατομικές επιχειρήσεις/επιτηδευματίες: Βασικά στοιχεία αναγνώρισης (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνα, ηλεκτρονικές διευθύνσεις, ΑΦΜ, διακριτικό τίτλο/τύπο επιχείρησης, διεύθυνση έδρας, δίπλωμα οδήγησης ( σε περίπτωση χρήσης της εφαρμογής rent a car).
- προκειμένου για νομικά πρόσωπα: Βασικά στοιχεία αναγνώρισης νόμιμων εκπροσώπων, αντικλήτων κλπ (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνα, ηλεκτρονικές διευθύνσεις), δεδομένα εργαζομένων (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνα, ηλεκτρονικές διευθύνσεις, ΑΦΜ, ΑΔΤ, εκκαθαριστικά, διαβατήρια (προκειμένου για τη σύναψη μισθωτικής σχέσης), αντίγραφο διπλώματος οδήγησης (προκειμένου για μίσθωση οχήματος ή για την παροχή υπηρεσιών ελέγχου ή άλλων υπηρεσιών από το συνεργείο), αριθμός κυκλοφορίας ΙΧ( αφορά σε πελάτες του συνεργείου όταν δοθεί ΙΧ αντικατάστασης), στοιχεία υπεύθυνης δήλωσης για τη μεταβίβαση ΙΧ κατόπιν πωλήσεως από έκθεση, εξουσιοδότηση για αλλαγή άδειας- όταν πρόκειται για αλλαγή του ΙΧ σε αέριο- , στοιχεία υπεύθυνης δήλωσης-προκειμένου να καταβληθεί αποζημίωση από την ασφαλιστική όταν αφορά σε εργαζόμενους νομικών προσώπων/πελατών των συνεργείων ΙΧ-).
- Δεδομένα εικόνας από καταγραφικό μηχάνημα (κάμερες ασφαλείας)
Σκοπός για τον οποίο επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα των πελατών μας Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα των πελατών μας τόσο σε προσυμβατικό (πχ επικοινωνίες) όσο και σε συμβατικό στάδιο (διαχείριση μισθωτικής σχέσης-εξόφληση ενοικίων, διαχείριση κράτησης, διαχείριση συνεργασίας) με σκοπό την κατάρτιση, εκτέλεση, καλή λειτουργία και λύση της μεταξύ μας σύμβασης ή συνεργασίας και εν γένει την διαχείριση της μεταξύ μας σχέσης, αλλά και για την συμμόρφωση της Εταιρείας μας με τις υποχρεώσεις της έναντι του νόμου (π.χ. ασφάλεια προσώπων, εγκαταστάσεων και αγαθών), καθώς και για τη νομική θεμελίωση αξιώσεών της ή αντίκρουση αξιώσεων κατά αυτής ενώπιον Δικαστηρίων, Αρχών κλπ. Νομικές Βάσεις της επεξεργασίας Οι νομικές βάσεις της επεξεργασίας είναι κατά περίπτωση: (α) Η εκτέλεση (κατάρτιση, λειτουργία, λύση) της μεταξύ μας σύμβασης, (β) Η συμμόρφωσή μας με υποχρεώσεις που απορρέουν από τον νόμο και (γ) Το έννομο συμφέρον που επιδιώκουμε (λειτουργία της εταιρείας μας, θεμελίωση/αντίκρουση νομικών αξιώσεων). Σε ποιους κοινοποιούνται τα προσωπικά δεδομένα των πελατών μας Κατά κανόνα δεν κοινοποιούμε τα προσωπικά δεδομένα πελατών μας σε τρίτους αποδέκτες, αλλά τα επεξεργάζονται εξουσιοδοτημένα μόνον στελέχη μας με απόλυτη εμπιστευτικότητα. Κατ’ εξαίρεση, τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να κοινοποιηθούν: (α) Σε δημόσιες αρχές για τους σκοπούς παροχής των υπηρεσιών μας καθώς και συμμόρφωσης της Εταιρείας με νομικές υποχρεώσεις της, (β) Σε τρίτους που παρέχουν υπηρεσίες προς την Εταιρεία όπως: εταιρείες που υποστηρίζουν το λογισμικό μας σύστημα, εταιρείες που συντηρούν τα λογιστικά προγράμματα που χρησιμοποιούμε, συνεργαζόμενους λογιστές ή λογιστικές εταιρείες, κατά περίπτωση συνεργαζόμενους δικηγόρους/δικηγορικές εταιρείες (σε περίπτωση εξώδικων ή δικαστικών ενεργειών αναφορικά με νομικές αξιώσεις της Εταιρείας ή κατά αυτής),σε διαχειριστές ακινήτων, σε εταιρείες που μας παρέχουν υπηρεσίες ( έκδοσης κοινοχρήστων, εταιρεία συντήρησης soft one, διαχείρισης ακινήτων, taxis, υπηρεσίες security και συντήρησης καμερών) και σε εργαζομένους των συνεργαζόμενων εταιρειών (π.χ. εταιρεία συντήρησης δικτύου, τρίτη συνεργαζόμενη εταιρεία του ομίλου κ.α.). Τα πρόσωπα αυτά, τα οποία ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό της Εταιρείας μας, δεσμεύονται με εγγυήσεις απόλυτης συμμόρφωσης προς την εφαρμοστέα νομοθεσία (Ευρωπαϊκή και Εθνική) για τα προσωπικά δεδομένα, (γ) Ενώπιον των δικαστηρίων για την άσκηση και υπεράσπιση των δικαιωμάτων της Εταιρείας και (δ) Ενδεχομένως, σε πιθανό αγοραστή καθώς και σε συνεργάτες ή σύμβουλούς του, σε περίπτωση πώλησης, συγχώνευσης, αναδιάρθρωσης, εκκαθάρισης ή εξαγοράς της εταιρείας μας. Σε αυτή την περίπτωση ο αποδέκτης θα συμμορφώνεται στην πολιτική απορρήτου της εταιρείας μας. Αρχές επεξεργασίας και προστασία Η Εταιρεία μας, ενδεικτικά και όχι περιοριστικά:
- επεξεργάζεται μόνον τα προσωπικά δεδομένα, τα οποία της είναι απαραίτητα για τους ως άνω σκοπούς και μόνον για τους σκοπούς αυτούς,
- λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων (διασφάλιση της εμπιστευτικότητας, ακεραιότητας και διαθεσιμότητας) από τον σχεδιασμό και εξ’ ορισμού,
- διαθέτει και εφαρμόζει διαδικασίες και συστήματα για το απόρρητο της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων, όπως και για την προστασία τους από τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή, τυχαία απώλεια, αλλοίωση, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση και κάθε άλλη μορφή αθέμιτης επεξεργασίας,
- τηρεί την αρχή της ελαχιστοποίησης των προσωπικών δεδομένων,
- λαμβάνει μέριμνα για την άσκηση και ικανοποίηση των δικαιωμάτων των υποκειμένων,
- έχει προβεί στην κατάρτιση των εγγράφων, πολιτικών και διαδικασιών που αποδεικνύουν την συμμόρφωσή της σύμφωνα με την αρχή της λογοδοσίας,
- προβαίνει σε εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση των εργαζομένων αναφορικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων,
- τροποποιεί τις συμβάσεις συνεργασίας της με εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό της, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 28 του GDPR με σκοπό της απόλυτη συμμόρφωση και των τελευταίων.
Για πόσο διάστημα τηρούνται τα προσωπικά δεδομένα των πελατών μας Διατηρούμε τα προσωπικά δεδομένα των πελατών μας για το εκάστοτε απαιτούμενο από την νομοθεσία χρονικό διάστημα κατά το οποίο η Εφορία και άλλοι φορείς έχουν δικαίωμα να ελέγξουν την Εταιρεία μας. Εφόσον δεν προβλέπεται συντομότερο χρονικό διάστημα από τον νόμο τα ως άνω δεδομένα τηρούνται για είκοσι (20) έτη, ήτοι ισόχρονα με τη γενική παραγραφή. Σε περίπτωση που υφίσταται σχετική εκκρεμής δίκη, θα διατηρούμε τα δεδομένα των πελατών μας για πέντε (5) έτη από την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης. Όταν η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που τηρούμε δεν είναι πλέον αναγκαία, τα δεδομένα θα καταστρέφονται με ασφαλή τρόπο. Ποια είναι τα δικαιώματα των υποκειμένων (πελατών μας) και πως ασκούνται Οι πελάτες μας έχουν τα ακόλουθα δικαιώματα: α) Να γνωρίζουν ποια προσωπικά τους δεδομένα τηρούμε και επεξεργαζόμαστε, την προέλευσή τους, τους σκοπούς και τη νομική βάση επεξεργασίας αυτών, καθώς και το χρόνο τήρησής τους (δικαίωμα πρόσβασης). β) Να ζητήσουν τη διόρθωση ή/και τη συμπλήρωση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τους, ώστε να είναι πλήρη και ακριβή (δικαίωμα διόρθωσης). Θα πρέπει να προσκομίζεται κάθε απαραίτητο έγγραφο από το οποίο να προκύπτει η ανάγκη διόρθωσης ή συμπλήρωσης. γ) Να ζητήσουν τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων τους (δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας). δ) Να αρνηθούν ή/και να εναντιωθούν σε οποιαδήποτε περαιτέρω επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων που τηρούμε (δικαίωμα εναντίωσης). ε) Να ζητήσουν να μεταφέρουμε τα προσωπικά τους δεδομένα που τηρούμε σε οποιονδήποτε άλλο υπεύθυνο επεξεργασίας της επιλογής τους (δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων). στ) Να ζητήσουν τη διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων από τα αρχεία που τηρούμε (δικαίωμα στη λήθη). Σε σχέση με την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων, σημειώνονται τα ακόλουθα:
- Η Εταιρεία έχει σε κάθε περίπτωση δικαίωμα να αρνηθεί την ικανοποίηση αιτήματος για περιορισμό της επεξεργασίας ή για διαγραφή προσωπικών δεδομένων ή εναντίωσης στην επεξεργασία, εάν η επεξεργασία ή η τήρηση των δεδομένων είναι απαραίτητη για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νόμιμων δικαιωμάτων της Εταιρείας ή την εκπλήρωση υποχρεώσεών της.
- Η άσκηση του δικαιώματος στη φορητότητα, δεν συνεπάγεται τη διαγραφή των δεδομένων από τα αρχεία μας, η οποία τελεί υπό τους όρους της αμέσως προηγούμενης παραγράφου και των προϋποθέσεων του Κανονισμού.
- Η άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων ενεργεί για το μέλλον και δεν αφορά σε ήδη εκτελεσθείσα επεξεργασία δεδομένων.
Οι πελάτες μας έχουν, επίσης, δικαίωμα να υποβάλουν καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr), εφόσον θεωρούν ότι προσβάλλονται τα δικαιώματά τους με οποιονδήποτε τρόπο και αφού πρώτα έχουν απευθυνθεί στην Εταιρεία και δεν έχουν ικανοποιηθεί (δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή). Για την άσκηση των παραπάνω των δικαιωμάτων μπορούν να υποβάλουν αίτημα εγγράφως στη διεύθυνση της Εταιρείας (Αθήνα, Αγίας Άννης 7, ΤΚ 11855) ή στην ηλεκτρονική διεύθυνση gdpr@viamar2.gr. Η Εταιρεία μας θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια να απαντήσει στο αίτημα εντός δέκα (10) ημερών, από την υποβολή του. Η εν λόγω προθεσμία δύναται να παραταθεί για δέκα (10) επιπλέον ημέρες εφόσον αυτό κριθεί αναγκαίο κατά την απόλυτη κρίση της Εταιρείας λαμβάνοντας υπόψη την πολυπλοκότητα του αιτήματος και του αριθμού των αιτημάτων που έχουν υποβληθεί, μετά από σχετική έγκαιρη ενημέρωση του αιτούντα.